Aktenvernichter sind fortschrittliche Geräte zur Entsorgung aller Arten von Dokumenten mit sensiblen und vertraulichen Daten. Sie eignen sich ideal für den Einsatz in Büros, Behörden und verschiedenen Institutionen, in denen die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entscheidend ist.
Aktenvernichter sind mit einem speziellen und breiten Schlitz ausgestattet, in dem sich die Klingen befinden. Nachdem das Dokument in den Schlitz eingeführt wurde, wird das Papier automatisch weitergeführt, wo spezielle Klingen den Datenträger zerstückeln. Nach Abschluss des Prozesses arbeiten die Klingen noch einen Moment weiter, um sich zu reinigen und für den nächsten Arbeitszyklus bereit zu sein. Die Papierstreifen oder -schnipsel gelangen in den Behälter, der leicht entnommen und geleert werden kann.
Jeder Aktenvernichter sollte vor allem während der Benutzung sicher sein. Beim Kauf eines solchen Geräts sollten Sie darauf achten, ob es Funktionen hat, die die Sicherheit des Benutzers beeinflussen. Die wichtigste Funktion, die die Sicherheit des Benutzers beeinflusst und die ein Aktenvernichter zweifellos haben sollte, ist vor allem die automatische Abschaltung der Klingen nach Erkennung einer Hand. Auf der anderen Seite trägt die automatische Papiererkennung im Schlitz zur Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit bei. Ein Sensor erkennt das Papier im Schlitz und führt es automatisch zu den Schneidklingen. Dadurch ist es nicht notwendig, den Datenträger manuell zu halten und einzuführen. Eine wichtige Funktion ist auch das automatische Abschalten der Klingen nach der Zerstörung des Dokuments sowie die Möglichkeit, die Bewegung der Klingen umzukehren, um das vernichtete Dokument bei Bedarf herauszuziehen. Es lohnt sich auch zu überprüfen, ob das Gerät die Klingen automatisch abschaltet, wenn ein offener Behälter erkannt wird, da diese Funktion die Ordnung bewahrt.
Die meisten Büro-Aktenvernichter können gleichzeitig mehrere bis zu mehreren Dutzend Blatt Papier vernichten. Die Schneidklingen des Aktenvernichters können auch mit Dokumenten umgehen, die mit Heftklammern oder Büroklammern zusammengehalten werden. Auf dem Markt sind auch Modelle erhältlich, die das Zerkleinern von CD/DVDs und Kunststoffkarten ermöglichen, was den Anwendungsbereich erheblich erweitert.
Jeder Aktenvernichter ist mit der sogenannten DIN-Norm gekennzeichnet, die durch das Symbol P (P-5) dargestellt wird. Die DIN-Norm wurde vom Standards Committee for Information Technology and Applications entwickelt und bestimmt, welches Maß an Vertraulichkeit die durch den Aktenvernichter verarbeiteten Dokumente bewahren. Die derzeit gültige DIN 66399 wurde im Jahr 2012 eingeführt und definiert sieben Sicherheitsstufen für Dokumente. Diese Stufen werden durch das Symbol P und eine weitere Ziffer beschrieben. Je höher die Ziffer ist, desto genauer werden die Papiere verarbeitet und desto schwieriger ist es, sie wiederherzustellen. Bereits die Norm P-4, die derzeitiger Standard ist, ermöglicht es, ein A4-Blatt in mindestens 400 kleine Stücke zu zerlegen und die darauf enthaltenen Informationen effektiv zu schützen. Wenn Sie sich für einen Aktenvernichter der Klasse P-5 entscheiden, wird ein A4-Blatt bereits in über 2000 kleine Fragmente zerlegt. Welchen Aktenvernichter sollte man in dieser Hinsicht wählen? Dies hängt von seinem Einsatzzweck und den persönlichen Vorlieben des Benutzers ab. Aktenvernichter der Sicherheitsklassen bis P-3 eignen sich für die Verarbeitung von Dokumenten im häuslichen Umfeld. Modelle mit DIN-Niveau P-4 und P-5 sind die optimalste Lösung, die für alle Arten von Handels-, Dienstleistungs-, Bibliotheks- und anderen öffentlichen Einrichtungen ausreichend sein wird. Die Klasse P-6 und P-7 ist für Regierungsbehörden und -organisationen gedacht, wo das Eindringen vertraulicher Dokumente in unbefugte Hände besonders schwerwiegende Folgen haben könnte.