Verwendung der CTR10 und CTR12 Zeiterfassungsgeräte - vollständiger Leitfaden

Veröffentlichungsdatum: 17.07.2024

In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die Arbeitszeiterfassungssysteme, genauer gesagt auf unsere Spitzenmodelle CTR10 und CTR12.

Im Artikel finden Sie:

Beschreibung des Sets, Hauptfunktionen und Installation der Zeiterfassungsgeräte CTR10 und CTR12

Im Set mit jedem Zeiterfassungsgerät finden Sie folgende Elemente: das Gerät, eine kurze Bedienungsanleitung, Montagematerialien sowie ein Netzteil oder ein Stromversorgungskabel.
Jedes in unserem Geschäft erhältliche Zeiterfassungsgerät kann über das mitgelieferte Netzteil an eine Steckdose angeschlossen werden. Die Zeiterfassungsgeräte CTR10 und CTR12 können auch an die Niederspannungsinstallation des Gebäudes angeschlossen werden, die unter anderem in Alarmsystemen oder Gegensprechanlagen verwendet wird. Nach dem Anschluss des Geräts an die Stromversorgung genügt es, den Netzschalter am Gerät zu drücken, um es einzuschalten.
Apropos Alarmsysteme: Die Zeiterfassungsgeräte CTR10 und CTR12 können auch als Zugangspanel mit elektromagnetischem Schloss verwendet werden. Dank der Berichte, die auf dem Gerät generiert werden, können wir herausfinden, wer wann Zugang zum Gebäude oder Raum hatte. Der Anschluss erfordert das Verbinden des Schlosses mit den im Set enthaltenen Kabeln, der Anschlussplan ist in der Bedienungsanleitung oder auf der Rückseite des Geräts verfügbar.

Zeiterfassungsgeräte CTR10 und CTR12

Hinzufügen des ersten Mitarbeiters

Hinzufügen des ersten Mitarbeiters Die Installation des Geräts haben wir bereits abgeschlossen. Gehen wir also zum Hinzufügen unseres ersten Mitarbeiters über.
Dazu müssen wir:
  • zum Menü navigieren, indem wir die Menütaste auf der Tastatur des Geräts drücken
  • dann wählen wir die Kachel "Employee" aus und bestätigen mit der OK-Taste
  • den Mitarbeiter fügen wir hinzu, indem wir die erste Position auf der Liste auswählen, also "Enroll"
  • es erscheint eine Liste mit der Mitarbeiter-ID, seinem Namen und dem Namen der Abteilung (die Mitarbeiter-ID wird automatisch vergeben und muss nicht geändert werden) Nach dem Hinzufügen des Mitarbeiters können wir ihm eine Karte, einen Fingerabdruck oder eine PIN zur Anmeldung zuweisen, wenn er zur Arbeit kommt. Denke daran, dass der Mitarbeiter mindestens eine Anmeldemethode haben muss. Im Menü "Employee" können wir auch die aktuell registrierten Mitarbeiter anzeigen und sie bei Bedarf löschen.

Fingerabdruck mit Zeiterfassungssystem

Anwesenheitseinstellungen und Schichtwechsel / Anmeldung

Wir werden auch die Einstellungen für Anwesenheit und Schichten im Hauptmenü des Geräts besprechen.
Nach dem Aufrufen der Kachel "Attendance Rules" wird eine Liste der Einstellungen angezeigt. Hier haben wir die Möglichkeit, den Firmennamen, die Arbeitszeiten für jede Schicht und beispielsweise die Einstellung für das erneute Scannen der Karte festzulegen, um zu verhindern, dass der Mitarbeiter sich doppelt anmeldet.
Anmeldung des Mitarbeiters: Angenommen, unser Mitarbeiter möchte sich mit einer PIN anmelden. Dazu beginnt er auf der Tastatur des Geräts, seine Mitarbeiter-ID einzugeben. Danach gibt er seine PIN ein und bestätigt mit der OK-Taste. Im Falle der Anmeldung mit einer Karte oder einem Fingerabdruck ist keine zusätzliche Eingabe der Mitarbeiter-ID erforderlich. Es genügt, die Karte oder den Finger zu verwenden, und das Gerät meldet den Mitarbeiter automatisch an.

Einstellungen für Anwesenheit und Schichten Attendance Rules

Geräteleogs

Wir können auch die Gerätelogs überprüfen. Um dies zu tun, wählen wir die Kachel "Log Query" aus, wo wir sehen können, wer sich wann angemeldet hat. Wir können dies nach Datum oder nach Mitarbeiter-ID überprüfen.

Geräteleogs Log Query

Besprechung der Stundenberichte, individuellen Berichte und der Konfigurationsdatei

Als nächstes besprechen wir die Stundenberichte.
  • Diese können durch Auswahl der Kachel "Attendance" im Hauptmenü des Geräts generiert werden. Es stehen zwei Arten von Berichten zur Auswahl: der vollständige Bericht und der individuelle Bericht. Zusätzlich steht auch eine Konfigurationsdatei zum Download bereit, die im letzten Teil dieses Artikels näher erläutert wird.
  • Um die Berichte herunterzuladen, müssen Sie ein USB-Speichermedium, beispielsweise einen USB-Stick, an das Gerät anschließen. Idealerweise sollte dieser nicht größer als 16 GB sein, aber es werden auch Medien bis zu 32 GB unterstützt. Er muss im FAT32-Format formatiert sein.
  • Anschließend wählen wir aus der Liste den gewünschten Bericht aus, zum Beispiel den vollständigen Bericht.
  • Es erscheint ein Fenster zur Datumauswahl, wir stellen den gewünschten Zeitraum ein und bestätigen mit der OK-Taste.
  • Der Bericht wird dann als XLS-Datei, also als Standard-Excel-Arbeitsmappe, auf dem angeschlossenen Medium gespeichert.

Auf die gleiche Weise verfahren wir beim Herunterladen des individuellen Berichts sowie der Konfigurationsdatei. Die Konfigurationsdatei kann auf einen USB-Stick heruntergeladen werden, indem die Option "Download Employee Form" gewählt wird. Analog verfahren wir beim Hochladen der Datei auf das Gerät, wählen jedoch diesmal die Option "Upload Employee Form".

Stundenberichte, individuellen Berichte und der Konfigurationsdatei_Attendance

Weißt du, dass...

  • Die ersten Zugangskontrollmechanismen erschienen bereits im alten Ägypten und Babylon, wo mechanische Schlösser verwendet wurden. Diese Schlösser bestanden aus Holz und wurden hauptsächlich zur Sicherung von Türen verwendet.
  • Die ersten kommerziellen Anwendungen biometrischer Systeme fanden in den 1970er Jahren statt. Anfangs wurden sie hauptsächlich für staatliche und militärische Sicherheitszwecke eingesetzt, und die Fingerabdruckerkennung war eine der ersten angewandten Technologien.
  • Elektromagnetische Schlösser - Obwohl sie als moderne Erfindung erscheinen mögen, wurde das erste Patent für ein elektromagnetisches Türschloss bereits 1911 von Samuel Segal registriert.
  • Während der Olympischen Spiele 1996 in Atlanta wurden biometrische Zugangskontrollsysteme erstmals im großen Maßstab zur Sicherung der Sportstätten eingesetzt.
  • Zugangskontrollsysteme finden sogar auf Raumstationen Anwendung. Die Internationale Raumstation (ISS) nutzt fortschrittliche Zugangskontrolltechnologien zur Verwaltung des Zugangs zu verschiedenen Bereichen der Station.

Beschreibung der Berichtstabs

Nach dem Herunterladen des Berichts vom Gerät erhalten wir eine XLS-Datei, die fünf Tabs enthält: "Attendance Summary", "Attendance Logs", "Abnormal", "Attendance Report" sowie "Schedule Information Sheet". Im Folgenden werden alle Tabs und die im Bericht präsentierten Informationen kurz erläutert.

Hinweis - Passwort:

Um die Berichte zu entsperren, müssen Sie das Passwort eingeben: 7b5b3b1b3b1b3

Attendance Summary

Im Tab "Attendance Summary" erhalten wir Informationen wie die Benutzer-ID, den Namen oder Vornamen des Benutzers, die ihm zugewiesene Abteilung und eine Stundenübersicht, einschließlich der Sollstunden gemäß dem Zeitplan sowie der aktuell geleisteten Stunden. Anschließend finden sich Informationen über das Zuspätkommen des Mitarbeiters und seine frühen Arbeitsbeginnzeiten, wie oft dies vorkommt und wie viele Minuten registriert wurden. Überstunden werden auf ähnliche Weise dargestellt. Im nächsten Abschnitt finden wir Informationen zum Arbeitszeitplan, zum Beispiel die Abwesenheiten des Mitarbeiters in einem bestimmten Zeitraum.

Berichtstab Attendance Summary

Attendance Logs

Im Tab "Attendance Logs" finden wir die genauen An- und Abmeldezeiten der Mitarbeiter, gekennzeichnet durch die Mitarbeiter-ID, den Namen des Mitarbeiters und die ihm zugewiesene Abteilung. Auf Basis dieses Tabs ist es auch möglich, die Arbeitsstunden mithilfe eines Makros zu berechnen, das auf unserer Website verfügbar ist. Dieses Makro ist nützlich für Fälle mit flexiblen Arbeitszeiten.

Berichtstab Attendance Logs

Abnormal

Die nächste Tab "Abnormal" zeigt Informationen über fehlerhafte oder fehlende Buchungen des Mitarbeiters. Aus diesem Bericht erfahren wir unter anderem, ob der Mitarbeiter vergessen hat, sich zu Beginn oder am Ende der Arbeit anzumelden, sowie Informationen über sein Zuspätkommen oder sein vorzeitiges Verlassen der Arbeit.

Berichtstab Abnormal

Attendance Report

Die Tab "Attendance Report" ist ein vollständiger und fertiger Bericht, der alle Informationen aus den vorherigen Berichten enthält. Jeder Mitarbeiter ist in separaten Tabellen mit seiner ID, seinem Namen und den Daten zu den Zeitplaneinstellungen gruppiert. Hier erhalten wir eine genaue Aufstellung der geleisteten Tage und Stunden, wobei Verspätungen oder vorzeitiges Verlassen rot markiert sind.

Berichtstab Attendance Report

Schedule Information Sheet

Die letzte Tab ist eine Wiederholung des Zeitplans, der in der Datei "Employee Form" verfügbar ist, also der Datei, die zur Konfiguration des Geräts verwendet wird.

Berichtstab Schedule Information Sheet

Konfigurationsdatei

Die Konfigurationsdatei ermöglicht es uns in erster Linie, den Arbeitszeitplan unserer Mitarbeiter festzulegen und beispielsweise einen Alarm zu Beginn oder am Ende der Arbeit einzustellen oder die zulässige Verspätungszeit zu konfigurieren.

Erster Tab (Employee Form)

  • Im ersten Tab des Berichts finden wir eine Tabelle der Mitarbeiter zusammen mit ihrem Arbeitszeitplan. Von links sehen wir die Mitarbeiter-ID, den Namen, die Abteilung sowie ihre Berechtigungen. Eine Null entspricht einem normalen Benutzer, während die Zahl Eins einer Person mit Administratorrechten zugewiesen wird.
  • In dieser Tabelle haben wir auch die Möglichkeit, neue Mitarbeiter hinzuzufügen. Beachte jedoch, dass nach dem Hinzufügen eines Mitarbeiters über die Datei ein PIN, eine RFID-Karte oder ein Fingerabdruck direkt am Gerät zugewiesen werden muss.
  • In der Tabelle auf der rechten Seite des Tabs können wir den Arbeitszeitplan einstellen. Die Zahlen von 1 bis 10 stehen für die Schichten des Mitarbeiters, die Zahl 25 für einen freien Tag, 26 für eine Dienstreise und leere Zellen oder Zellen mit der Zahl Null für freie Tage oder Feiertage.

Bericht mit Zeiterfassungsgerät Employee Form

Zweite Tab (Attend. Rules Form)

  • Im zweiten Tab des Berichts finden wir eine Konfigurationstabelle, beginnend mit dem Firmennamen ganz oben. Hier können wir den Namen unserer Firma einstellen, dies ist jedoch kein Pflichtfeld.
  • Auf der linken Seite finden wir Alarme und deren Dauer. Wir können bis zu 16 Alarme einstellen, beispielsweise zu Beginn und am Ende einer Schicht.
  • Der nächste Teil der Tabelle umfasst die Schichteinstellungen. Wir können bis zu 10 verschiedene Schichten mit jeweils zwei Zeitfenstern einstellen.
  • Im unteren Teil der Tabelle (Attend. Time Allowed/Min) finden wir Einstellungen für Verspätungen und frühes Verlassen. Das bedeutet, dass wir festlegen können, wie viele Minuten ein Mitarbeiter zu spät kommen oder früher gehen kann, damit die Stunde als vollständig gezählt wird und der Mitarbeiter im Bericht nicht rot markiert wird. "Repeated verification" bezieht sich auf die Zeit zwischen den aufeinanderfolgenden Buchungen eines Mitarbeiters. Wir empfehlen, dies auf mindestens eine Minute zu setzen, um versehentliche doppelte Anmeldungen zu vermeiden. Die letzte Zeile ist "scheduling", die angibt, wie der Arbeitszeitplan funktionieren soll, ob er auf den Abteilungseinstellungen oder den Einstellungen der Mitarbeiter aus dem ersten Tab der Datei basieren soll.
  • Auf der rechten Seite haben wir Zugriff auf die Einstellungen der Abteilungen und deren Zeitpläne (Department). In der Spalte "Department" können wir den Namen der Abteilung festlegen und durch Eingabe der Zahlen von 1 bis 10 Schichten den einzelnen Abteilungen an den von uns gewählten Tagen zuweisen. Wenn wir eine Null eingeben oder das Feld leer lassen, wird der Tag als frei markiert.

Bericht mit Zeiterfassungsgerät Attend. Rules Form

Zusammenfassung

Unsere Kunden bei HDWR sind sehr zufrieden mit den Lesegeräten CTR10 und CTR12 und kaufen sie häufig. Diese Lesegeräte sind ihre Favoriten, weil sie benutzerfreundlich, zuverlässig und vielseitig einsetzbar sind. Die einfache Installation und Bedienung erleichtert den Arbeitsalltag erheblich. Die hohe Zuverlässigkeit und Genauigkeit bei der Zeiterfassung ist für Unternehmen von großer Bedeutung. Zudem sind die Lesegeräte flexibel einsetzbar und können in verschiedenen Umgebungen und für unterschiedliche Anwendungen genutzt werden.
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