Verwendung der CTR10 und CTR12 Zeiterfassungsgeräte - vollständiger Leitfaden

Hauptfunktionen und Lieferumfang

Die Geräte CTR10 und CTR12 dienen der automatischen Kontrolle der Arbeitszeit unserer Mitarbeiter. Mit ihnen haben wir Zugriff auf fertige Stundenberichte sowie auf monatliche Anwesenheitslisten.

Unsere Zeiterfassungsterminals bieten zudem die Möglichkeit, an das Niederspannungsnetzwerk eines Gebäudes angeschlossen zu werden (dasselbe, an das z. B. Alarmsysteme oder Gegensprechanlagen angeschlossen werden). Was bringt eine solche Verbindung konkret? Ähnlich wie bei Gegensprechanlagen können wir den Rekorder mit einem elektromagnetischen Türschloss verbinden, das den Wiegand-Standard unterstützt.

Im Lieferumfang jedes CTR10- und CTR12-Sets befinden sich neben dem eigentlichen Zeiterfassungsgerät auch ein Netzteil sowie ein Kabelbündel zum Anschluss an das bereits erwähnte Niederspannungsnetzwerk. Zusätzlich enthält das Set Montagematerial, mit dem das Gerät beispielsweise neben einer Eingangstür angebracht werden kann. Wenn das Gerät direkt an ein 12V-Netzwerk angeschlossen werden soll, beachten Sie bitte das Schaltbild in der Bedienungsanleitung oder die Beschriftung auf der Rückseite des Geräts.

Erste Konfiguration des Geräts und Hinzufügen des ersten Mitarbeiters

Nach dem korrekten Anschluss des Rekorders genügt es, den Netzschalter zu drücken, um das Gerät zum ersten Mal zu starten. Anschließend können wir unseren ersten Mitarbeiter hinzufügen:

• Drücken Sie die Taste MENU auf der Tastatur des Geräts
• Wählen Sie die Kachel „Employee“ und bestätigen Sie mit OK
• Suchen und wählen Sie in der Liste den Punkt „Enroll“ aus

Es erscheint ein Fenster mit der Mitarbeiter-ID (automatisch vergeben, muss nicht geändert werden), dem Vor- und Nachnamen sowie der Abteilungsbezeichnung. Nachdem diese Angaben ausgefüllt wurden, können dem Mitarbeiter eine RFID-Karte, ein Fingerabdruck oder ein PIN-Code zum Einloggen zugewiesen werden.

Bitte beachten Sie: Damit sich ein Mitarbeiter einloggen kann, muss mindestens eine Anmeldemethode hinzugefügt werden!

Direkt nach dem Hinzufügen eines Mitarbeiters erscheint ein Fenster zur Auswahl der Anmeldemethode. Wählen Sie die gewünschte Option aus und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Anmeldemethoden können auch später im Menü „Employee“ hinzugefügt werden. Dort können Mitarbeiter außerdem bearbeitet oder gelöscht werden.

Um die Anwesenheitseinstellungen wie z. B. Arbeitszeiten zu ändern, gehen Sie im Hauptmenü des Geräts zur Kachel „Attendance Rules“. Dort erscheint eine Liste von Optionen, bei denen unter anderem folgende Einstellungen vorgenommen werden können: Firmenname, Arbeitszeiten für jede Schicht, Einstellungen zur erneuten Kartenerfassung, um eine doppelte Anmeldung von Mitarbeitern zu verhindern.

Anmeldung am Gerät

Wenn sich ein Mitarbeiter beispielsweise mit einer PIN anmelden möchte, muss er auf dem Hauptbildschirm des Geräts seine Mitarbeiter-ID eingeben. Es genügt, die ID auf dem eingeschalteten Bildschirm einzutippen und zu bestätigen. Anschließend erscheint eine Aufforderung zur Eingabe des PIN-Codes. Nach Eingabe und Bestätigung wird der Mitarbeiter automatisch im System angemeldet.

Anmeldelogbuch und Stundenberichte

Um das Anmeldelogbuch einzusehen, wählen Sie im Hauptmenü die Kachel „Log Query“. Hier können Sie überprüfen, wer sich wann angemeldet hat. Die Suche kann entweder nach Datum oder nach Mitarbeiter-ID erfolgen.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einen druckfertigen Stundennachweis zu erstellen. Um eine Arbeitsblattdatei mit dem fertigen Bericht vorzubereiten, wählen Sie im Menü die Kachel „Attendance“.

Es stehen zwei Arten von Berichten zur Auswahl:

• vollständiger Bericht
• individueller Bericht

An derselben Stelle können Sie auch eine Konfigurationsdatei (ebenfalls im XLS-Format) herunterladen, auf die wir im letzten Teil dieses Artikels näher eingehen.

Um Berichte herunterzuladen, muss ein USB-Datenträger, z. B. ein USB-Stick, an das Gerät angeschlossen werden. Wichtig ist, dass der Datenträger im FAT32-Format formatiert ist und idealerweise nicht größer als 16 GB ist.

Nach dem Anschluss des Datenträgers wählen Sie im Menü „Attendance“ beispielsweise die Option „Download All Report“, um den vollständigen Bericht herunterzuladen, und bestätigen Ihre Auswahl. Der Bericht wird erstellt und im XLS-Format, also dem Standardformat für Microsoft Excel, auf dem USB-Datenträger gespeichert. Analog verfahren Sie beim individuellen Bericht.

Für die Konfigurationsdatei Ihres Zeiterfassungssystems wählen Sie die Option „Download Employee Form“, um die Datei auf den USB-Datenträger herunterzuladen, oder „Upload Employee Form“, um eine bearbeitete Datei hochzuladen und neue Einstellungen in das Gerät zu übertragen.

Beschreibung der Berichte und der Konfigurationsdatei

Nach dem Herunterladen des gewünschten Berichts erhalten wir eine fertige XLS-Datei mit fünf Registerkarten:

• „Attendance Summary“
• „Attendance Logs“
• „Abnormal“
• „Attendance Report“
• „Schedule Information Sheet“

Im Tab „Attendance Summary“ befinden sich Informationen über den Benutzer: Name, Abteilung und Identifikationsnummer. Hier finden wir auch Angaben zu den geleisteten Arbeitsstunden sowie zur Sollarbeitszeit im jeweiligen Monat. Zudem sind Verspätungen und Abwesenheiten des Mitarbeiters ersichtlich.

In der Registerkarte „Attendance Logs“ erhalten wir einen genauen Überblick über die Anmeldezeiten der Mitarbeiter. Jeder Eintrag ist mit der ID des Mitarbeiters, seinem Namen und der zugewiesenen Abteilung gekennzeichnet.

In diesem Tab kann bei unregelmäßigen Arbeitszeiten (z. B. ohne feste Arbeitszeiten) ein speziell vorbereitetes Makro verwendet werden. Dieses Makro steht unter einem angegebenen Link mit Anleitung zur Verfügung. Beachte: Vor der Nutzung des Makros muss die Datei entsperrt werden – das Standardpasswort lautet: 7b5b3b1b3b1b3.

Um Ausnahmesituationen wie Abwesenheiten oder Verspätungen zu prüfen, sollte man den Tab „Abnormal“ öffnen. Hier ist ebenfalls ersichtlich, ob ein Mitarbeiter vorzeitig die Arbeit verlassen hat.

Wenn ein vollständiger, druckfertiger Monatsbericht benötigt wird, findet man diesen im Tab „Attendance Report“. Dieser Bericht fasst die vorherigen kleineren Berichte zusammen. Alle Einträge sind in separaten Tabellen gruppiert, die Mitarbeiterdaten wie ID, Name und Schichtplan enthalten. Auflistungen von Arbeits- und Fehlzeiten werden erstellt, wobei Verspätungen und Abwesenheiten rot markiert sind.

Die letzte Registerkarte „Schedule Information Sheet“ enthält eine Wiederholung des Zeitplans aus der Datei „Employee Form“, die für die Gerätekonfiguration verwendet wird.

Mit den Geräten CTR10 und CTR12 kann die Konfiguration direkt über eine XLS-Datei erfolgen, die am Gerät verfügbar ist. Wie zuvor beschrieben, wird die Datei heruntergeladen, indem man auf die Kachel „Attendance“ geht und „Download Employee Form“ auswählt. Zum Hochladen einer bearbeiteten Datei nutzt man die Option „Upload Employee Form“. Vorher muss ein USB-Datenträger an das Gerät angeschlossen werden.

Im Reiter „Attend. Rules Form“ haben wir die Möglichkeit, Dinge wie den Arbeitszeitplan sowie den Alarm zu Beginn und am Ende der Arbeit zu konfigurieren. Hier stellen wir auch die erlaubte Verspätungszeit für unsere Mitarbeiter ein.

Im ersten Teil der Datei befindet sich eine Tabelle, in der Informationen über die Mitarbeiter sowie deren Arbeitszeitpläne zu finden sind. Auf der linken Seite der Tabelle sind die Mitarbeiter-IDs, ihre Namen, Abteilungen und Berechtigungsstufen sichtbar. Die Zahl Null bedeutet einen normalen Benutzer, während die Zahl Eins Personen mit Administratorrechten zugeordnet ist.

Es besteht auch die Möglichkeit, neue Mitarbeiter zur Tabelle hinzuzufügen, jedoch ist nach dem Hinzufügen über die Datei die Zuweisung eines PIN-Codes, einer RFID-Karte oder eines Fingerabdrucks direkt am Gerät erforderlich. Auf der rechten Seite der Tabelle kann der Arbeitszeitplan eingestellt werden, wobei die Zahlen von 1 bis 10 verschiedene Schichten darstellen, die Zahl 25 einen freien Tag bedeutet, 26 eine Dienstreise, und leere Zellen oder solche mit der Zahl Null auf freie Tage oder Feiertage hinweisen.

Im zweiten Reiter der Datei mit dem Titel „Attend. Rules Form“ befindet sich eine Konfigurationstabelle, deren Kopfzeile den Firmennamen enthält. Hier können wir den Firmennamen eintragen, obwohl dies nicht verpflichtend ist.

Auf der linken Seite der Tabelle haben wir die Möglichkeit, Alarme und deren Dauer zu konfigurieren. Es können bis zu 16 Alarme eingestellt werden, beispielsweise für den Beginn und das Ende einer Schicht. Der nächste Abschnitt der Tabelle umfasst die Einstellungen der Schichten, wobei bis zu 10 verschiedene Schichten konfiguriert werden können, jede mit zwei Zeitbereichen.

Im unteren Teil der Tabelle, der als „Attend. Time Allowed/Min“ bezeichnet ist, befinden sich Einstellungen zu Verspätungen und vorzeitigem Verlassen. Dadurch kann festgelegt werden, wie viele Minuten Verspätung oder vorzeitiges Verlassen akzeptabel sind, damit die Arbeitszeit noch als vollständig gilt und der Mitarbeiter im Bericht nicht rot markiert wird.

„Repeated verification“ bezieht sich auf das minimale Zeitintervall zwischen aufeinanderfolgenden Registrierungen eines Mitarbeiters. Es wird empfohlen, dieses Intervall auf mindestens eine Minute einzustellen, um versehentliche doppelte Registrierungen zu vermeiden.

Der letzte Abschnitt „Scheduling“ definiert, wie der Arbeitszeitplan funktioniert, und erlaubt die Auswahl, ob er auf Abteilungseinstellungen oder auf individuellen Einstellungen des Mitarbeiters aus dem ersten Reiter des Berichts basieren soll.

Auf der rechten Seite der Tabelle stehen Einstellungen für Abteilungen und deren Zeitpläne (Department) zur Verfügung. In der Spalte „Department“ kann der Name der Abteilung eingetragen und Schichten einzelnen Abteilungen an bestimmten Tagen zugewiesen werden, indem Zahlen von 1 bis 10 verwendet werden. Das Einfügen einer Null oder das Freilassen eines Feldes markiert den Tag als frei. Dieser Bericht stammt aus dem Zeiterfassungsgerät namens Attend. Rules Form.