ClockSum – die fertige Stundenaufstellung direkt aus dem Bericht des Zeiterfassungsgeräts
Die monatliche Abrechnung der Stunden aus dem Zeiterfassungsgerät kann einen ganzen Nachmittag kosten – besonders wenn im Bericht Nachtschichten, vergessene Gehen-Buchungen oder doppelte Kartenbuchungen auftauchen. ClockSum ist ein vom HDWR-Team entwickeltes Programm, das die aus einem Zeiterfassungsgerät der CTR-Serie exportierte Excel-Datei einliest und sie in wenigen Augenblicken in eine übersichtliche Stundenaufstellung für jeden Mitarbeiter verwandelt – bereit zur Weitergabe an Personalabteilung oder Lohnbuchhaltung.
Das Programm läuft auf Ihrem Computer, ohne Installation und ohne Internetzugang, daher verlassen die Arbeitszeitdaten Ihr Unternehmen nicht. Sie wählen einfach den Bericht des Zeiterfassungsgeräts, legen fest, wie Pausen berechnet werden, und speichern die fertige .xlsx-Datei. Eine ausführliche Beschreibung des Programms, eine Beispielaufstellung und Antworten auf häufige Fragen finden Sie auf clocksum.com.
Schwierige Fälle nach Regeln abgerechnet, nicht nach Augenmaß
Nachtschichten. Die Buchungen werden auf einer durchgehenden Zeitachse zu Paaren verbunden, daher zählt eine Schicht von 22:00 bis 6:00 als 8 Stunden an dem Tag, an dem sie begonnen hat. Buchungen, die weiter auseinanderliegen als die zulässige Schichtlänge, verbindet das Programm nicht automatisch – die Grenze bildet die 11-stündige tägliche Ruhezeit, und solche Fälle werden rot markiert.
Fehlende Buchungen. Vergisst ein Mitarbeiter, beim Kommen oder Gehen zu buchen, rät ClockSum nicht, wann er mit der Arbeit begonnen oder sie beendet hat. Ein solcher Tag wird rot markiert, und an der Stelle der fehlenden Uhrzeit erscheint ein „?“. Die Stunden dieses Tages rechnet das Programm nicht zur Summe hinzu und setzt vor die Summe das Zeichen „≥“. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter mindestens so viele Stunden gearbeitet hat – das vollständige Ergebnis kennen Sie, sobald der markierte Tag geklärt ist.
Doppelte Buchungen und Monatswechsel. Mehrfaches Vorhalten der Karte in derselben Minute zählt als eine Buchung mit der Kennzeichnung „×2“. Den Datumsbereich liest das Programm aus dem Berichtskopf, sodass ein Zeitraum über zwei Monate, z. B. vom 20. Juni bis 19. Juli, die richtige Reihenfolge der Tage behält.
In drei Schritten zur fertigen Aufstellung
1. Bericht laden. Ziehen Sie die .xlsx- oder .xls-Datei in das Programmfenster – genau so, wie das Zeiterfassungsgerät sie gespeichert hat, ohne sie vorher zu bearbeiten. ClockSum erkennt das Buchungsprotokoll an seinem Aufbau, daher spielen weder der Blattname noch die am Gerät eingestellte Sprache eine Rolle.
2. Pausenberechnung wählen. Ihnen stehen drei Optionen zur Verfügung: keine Pausen anrechnen, eine Standardpause von bis zu 20 Minuten pro Tag anrechnen oder alle Pausen anrechnen. Die gewählte Einstellung wird in der Ergebnisdatei neben den berechneten Stunden gespeichert.
3. Aufstellung speichern. Das Programm erstellt eine neue Datei und verändert den Originalbericht des Zeiterfassungsgeräts nicht. Sie müssen nichts konfigurieren, keine Spalten zuordnen und keine Vorlagen vorbereiten.
Übersichtliche Excel-Datei für Personalabteilung und Lohnbuchhaltung
Das Ergebnis ist ein formatiertes .xlsx-Blatt mit einem eigenen Block für jeden Mitarbeiter. Jede Zeile zeigt den Tag, die Kommen- und Gehen-Zeit, alle Buchungen des Tages, die Pausen und die gearbeitete Zeit, und die Stundensumme schließt den Block jeder Person ab. Die Zeit wird minutengenau berechnet und im Format hh:mm ohne Rundung angegeben.
Oben im Blatt erklärt eine Farblegende die Markierungen für unvollständige Tage, doppelte Buchungen, Nachtschichten und Tage ohne Buchungen. So weiß jeder, der die Datei nach Ihnen öffnet, sofort, welche Tage vollständig berechnet wurden und welche geprüft werden müssen. Die Aufstellung öffnen Sie in Excel, LibreOffice oder Google Tabellen.
Offline, ohne Installation und ohne Benutzerkonto
ClockSum ist eine einzige portable Datei – das Programm benötigt kein Installationsprogramm und keine Administratorrechte und hinterlässt nach dem Schließen nichts auf dem Computer. Es verbindet sich überhaupt nicht mit dem Netz: Es ist kein Benutzerkonto nötig, die Lizenz wird nicht online geprüft, und es werden keine Daten übertragen. Die Arbeitszeitdaten Ihrer Mitarbeiter bleiben auf Ihrem Computer.
Die Anwendung ist für Windows 10 und 11 sowie Linux verfügbar, und Oberfläche und Ergebnisdatei stehen auf Polnisch, Englisch oder Deutsch zur Verfügung. Beim ersten Start übernimmt das Programm die Systemsprache, die Sie jederzeit ändern können. Berichte liest es auch dann, wenn das Zeiterfassungsgerät auf eine andere Sprache eingestellt ist – die Spaltenüberschriften erkennt es in über zwanzig Sprachen.
Was erhalten Sie?
Mit dem Kauf von ClockSum erhalten Sie eine einmalige Lizenz für einen Computer – ohne Abonnement und ohne Verlängerung. Nach Ihrer Bestellung senden wir Ihnen den Download-Link zum Programm per E-Mail. Zum Download stehen die Version für Windows (.exe-Datei) und für Linux (AppImage-Datei) bereit.
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